Warum die Etikette bei virtuellen Meetings wichtiger denn je ist
Die Umstellung auf Remote- und Hybridarbeit hat Videokonferenzen zu einem festen Bestandteil des Berufslebens gemacht. Doch trotz der weit verbreiteten Einführung von Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet kämpfen viele Berufstätige immer noch mit den ungeschriebenen Regeln der Online-Zusammenarbeit. Eine schlechte Etikette bei virtuellen Meetings kann die Produktivität beeinträchtigen, berufliche Beziehungen schädigen und einen bleibenden negativen Eindruck bei Kollegen und Kunden hinterlassen.
Das Verstehen und Einüben der richtigen Etikette für virtuelle Meetings ist nicht mehr optional; Es handelt sich um eine berufliche Kernkompetenz. Ganz gleich, ob Sie an einem schnellen Team-Check-in teilnehmen oder vor einem Raum voller Interessenvertreter präsentieren: Wie Sie in einem virtuellen Raum auftreten, sagt viel über Ihre Professionalität und Ihren Respekt für die Zeit anderer aus.
In diesem Leitfaden schlüsselt MarketingGuru die wichtigsten Regeln der Etikette für virtuelle Meetings nach Phasen auf, damit Sie mit Zuversicht und Klarheit in jedes Online-Meeting gehen können.
Vor dem Meeting: Vorbereitung ist alles
Die Grundlage für eine gute Etikette bei virtuellen Meetings wird gelegt, bevor Sie überhaupt auf die Schaltfläche „Beitreten“ klicken. Die Vorbereitung eliminiert die häufigsten Störungen und zeigt Ihren Kollegen, dass Sie ihre Zeit schätzen.
Testen Sie Ihre Technologie im Voraus
Nichts beeinträchtigt ein Meeting schneller als technische Probleme, die hätten vermieden werden können. Nehmen Sie sich vor jedem wichtigen Anruf fünf Minuten Zeit, um Folgendes zu überprüfen:
- Kamera und Mikrofon:Stellen Sie sicher, dass beide ordnungsgemäß funktionieren und dass Ihr Audioeingang und -ausgang auf die richtigen Geräte eingestellt ist.
- Internetverbindung:Wenn möglich, stellen Sie für eine stabilere Verbindung eine Verbindung über Ethernet statt über WLAN her. Schließen Sie unnötige Browser-Registerkarten und Anwendungen, die Bandbreite verbrauchen.
- Plattformaktualisierungen:Stellen Sie sicher, dass Ihre Videokonferenzsoftware auf dem neuesten Stand ist, um unerwartete Eingabeaufforderungen oder Abstürze während des Meetings zu vermeiden.
- Hintergrund und Beleuchtung:Positionieren Sie sich vor einer natürlichen Lichtquelle oder verwenden Sie ein Ringlicht. Wählen Sie einen sauberen, aufgeräumten Hintergrund oder verwenden Sie einen professionellen virtuellen Hintergrund, wenn Ihr tatsächlicher Raum nicht für die Kamera geeignet ist.
Überprüfen Sie die Agenda
Wenn eine Tagesordnung im Voraus geteilt wurde, lesen Sie sie sorgfältig durch. Bereiten Sie sich mit relevanten Notizen, Daten oder Fragen vor. Wenn Sie der Organisator der Besprechung sind, senden Sie eine Tagesordnung immer mindestens 24 Stunden im Voraus. Eine gut strukturierte Tagesordnung sorgt dafür, dass das Meeting konzentriert bleibt und der Zeitplan aller Beteiligten berücksichtigt wird. Es signalisiert den Teilnehmern auch, dass Sie organisiert sind und es ernst meinen, die gemeinsame Zeit optimal zu nutzen.
Richten Sie Ihre Umgebung ein
Ihre physische Umgebung ist wichtig. Informieren Sie die Haushaltsmitglieder darüber, dass Sie eine Besprechung haben, und bitten Sie sie, Lärm und Unterbrechungen so gering wie möglich zu halten. Wenn Sie Haustiere haben, denken Sie darüber nach, sie in einem anderen Raum unterzubringen. Schalten Sie Ihr Telefon stumm und deaktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen, um zu verhindern, dass bei Bildschirmfreigaben Dings und Popups angezeigt werden. Diese kleinen Aktionen zeigen, dass Sie vollständig präsent und vorbereitet sind.
Während des Meetings: Grundlegende Etiketteregeln für virtuelle Meetings
Sobald das Meeting beginnt, werden Ihr Verhalten und Ihr Kommunikationsstil ständig bewertet, ob Sie es bemerken oder nicht. Wenn Sie diese Best Practices befolgen, hinterlassen Sie einen starken, positiven Eindruck.
Melden Sie sich pünktlich oder früher an
Pünktlichkeit ist im virtuellen Umfeld genauso wichtig wie im persönlichen Gespräch, wenn nicht sogar noch wichtiger. Wenn Sie ein paar Minuten früher einsteigen, können Sie technische Probleme in letzter Minute beheben und kurze Höflichkeiten austauschen, bevor die formelle Diskussion beginnt. Zu spät zu einem virtuellen Meeting zu kommen, kann störend sein, insbesondere wenn das Meeting aufgezeichnet wird oder wenn andere auf Sie warten, um mit einer Präsentation zu beginnen.
Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen
Dies ist wohl die grundlegendste Regel der Etikette bei virtuellen Meetings. Hintergrundgeräusche, sei es ein bellender Hund, ein klingelndes Telefon oder Straßenlärm, werden durch Mikrofone verstärkt und können extrem ablenkend sein. Gewöhnen Sie sich an, sich stumm zu schalten, wenn Sie sich nicht aktiv an der Konversation beteiligen. Auf den meisten Plattformen können Sie die Stummschalttaste schnell mit einer Tastenkombination umschalten, was es zu einer einfachen und äußerst effektiven Gewohnheit macht, sich diese anzueignen.
Lassen Sie Ihre Kamera bei Bedarf eingeschaltet
Das Einschalten Ihrer Kamera signalisiert Engagement und Verantwortung. Es ist viel einfacher, eine Beziehung und Vertrauen zu Kollegen und Kunden aufzubauen, wenn man die Gesichter des anderen sehen kann. Natürlich gibt es Situationen, in denen es akzeptabel ist, die Kamera auszuschalten, insbesondere bei großen Besprechungen mit allen Teilnehmern oder wenn die Bandbreite stark eingeschränkt ist, aber in der Regel zeigt die eingeschaltete Kamera, dass Sie anwesend sind und sich in das Gespräch einbringen.
Halten Sie Augenkontakt und eine positive Körpersprache aufrecht
Wenn Sie direkt in Ihr Kameraobjektiv schauen (anstatt auf die Gesichter auf Ihrem Bildschirm), entsteht die Illusion von Augenkontakt und die Interaktion wirkt natürlicher und ansprechender. Setzen Sie sich aufrecht hin, nicken Sie, um Punkte anzuerkennen, und vermeiden Sie übermäßige Bewegungen oder Unruhe. Selbst auf einem kleinen Bildschirm vermittelt die Körpersprache enorm viel. Achten Sie also darauf, Aufmerksamkeit und Professionalität auszustrahlen.
Vermeiden Sie Multitasking
Das Abrufen Ihrer E-Mails, das Scrollen in sozialen Medien oder das Eingeben von Nachrichten während eines Meetings ist respektlos und kontraproduktiv. Selbst wenn Sie denken, dass es niemand erkennen kann, können erfahrene Videokonferenzbenutzer einen abgelenkten Teilnehmer fast immer an der Augenbewegung und den verzögerten Reaktionen erkennen. Schenken Sie dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn der Inhalt für Sie nicht relevant ist, überlegen Sie, ob Sie überhaupt teilnehmen müssen.
Nutzen Sie die Chat- und Reaktionsfunktionen mit Bedacht
Die meisten Videokonferenzplattformen bieten Chat-Funktionen und Emoji-Reaktionen, die die Teilnahme verbessern können, ohne den Redner zu unterbrechen. Nutzen Sie diese Tools, um Links zu teilen, Fragen zu stellen oder Zustimmung zu signalisieren. Vermeiden Sie es jedoch, den Chat für Nebengespräche zu nutzen, die andere Teilnehmer ablenken könnten. Halten Sie alle Beiträge relevant und professionell.
Best Practices für die Kommunikation in virtuellen Meetings
Die Art und Weise, wie Sie in einer virtuellen Umgebung kommunizieren, erfordert ein höheres Maß an Intentionalität als ein persönliches Gespräch. Nonverbale Hinweise sind schwerer zu lesen und die Gefahr von Missverständnissen erhöht sich, wenn die Teilnehmer durch Bildschirme und Zeitzonen getrennt sind.
Warten Sie, bis Sie an der Reihe sind
Jemanden mitten im Satz zu unterbrechen ist in jedem Kontext störend, aber besonders störend ist es in einem virtuellen Meeting, wo Audioüberschneidungen dazu führen können, dass Gesprochenes völlig unverständlich ist. Üben Sie aktives Zuhören und warten Sie auf eine natürliche Pause, bevor Sie eingreifen. Wenn Sie etwas Wichtiges zu sagen haben, nutzen Sie die Funktion „Hand heben“ oder geben Sie Ihren Standpunkt in den Chat ein, um zu signalisieren, dass Sie etwas beitragen möchten.
Sprechen Sie klar und in einem angemessenen Tempo
Netzwerklatenz und Audiokomprimierung können sich darauf auswirken, wie Ihre Stimme für andere klingt. Sprechen Sie etwas langsamer und deutlicher als in einem persönlichen Gespräch. Vermeiden Sie es, zu leise oder zu laut zu sprechen, und positionieren Sie Ihr Mikrofon entsprechend, um eine gleichbleibende Audioqualität zu gewährleisten. Wenn Sie eine Präsentation halten, halten Sie regelmäßig inne, um sich bei den Teilnehmern zu melden und Fragen einzuladen.
Seien Sie prägnant und respektvoll mit der Zeit
Virtuelle Meetings können sich leicht über die Zeit hinziehen, wenn die Teilnehmer langatmig sind oder vom Thema abschweifen. Respektieren Sie die geplante Endzeit, indem Sie Ihre Argumente klar und prägnant darlegen. Wenn ein Thema eine ausführlichere Diskussion erfordert, schlagen Sie vor, eine Nachbesprechung zu vereinbaren, anstatt alle Teilnehmer über die vereinbarte Zeit hinaus am Telefon zu halten. Als jemand bekannt zu sein, der effiziente und zielgerichtete Meetings leitet, ist ein enormer beruflicher Vorteil.
Nach dem Meeting: Den Kreis schließen
Die richtige Etikette für virtuelle Meetings endet nicht, wenn der Anruf unterbrochen wird. Was Sie nach dem Meeting tun, kann genauso wichtig sein wie das, was während des Meetings passiert.
Senden Sie eine Follow-up-Zusammenfassung
Unabhängig davon, ob Sie der Organisator einer Besprechung oder ein wichtiger Teilnehmer sind, ist das Versenden einer kurzen Folge-E-Mail mit einer Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Aktionspunkte und festgelegten Fristen eine ausgezeichnete Angewohnheit. Dies gewährleistet Ausrichtung und Verantwortlichkeit und zeigt, dass Sie Ihre beruflichen Verpflichtungen ernst nehmen.
Geben Sie auf Anfrage Feedback
Einige Organisationen nutzen Post-Meeting-Umfragen, um die Qualität ihrer Meetings im Laufe der Zeit zu verbessern. Wenn Sie eine erhalten, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um ehrlich und konstruktiv zu antworten. Ihr Feedback trägt dazu bei, eine gesündere und produktivere Meeting-Kultur für alle zu schaffen.
Besondere Überlegungen für verschiedene Besprechungstypen
Es ist zu beachten, dass die Etikette bei virtuellen Meetings je nach Kontext variieren kann. Ein persönliches Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten kann lockerer sein, während eine Kundenpräsentation ein höheres Maß an Formalität erfordert. Ein großes Webinar erfordert ein anderes Verhalten als eine kleine Brainstorming-Sitzung. Passen Sie Ihre Herangehensweise immer an den Zweck und die Zielgruppe des Meetings an.
- Treffen mit Kundenkontakt:Nutzen Sie einen professionellen virtuellen Hintergrund, kleiden Sie sich in Gesch��ftskleidung und bereiten Sie im Voraus polierte Materialien vor.
- Interne Teambesprechungen:Auch wenn es etwas entspannter ist, gelten dennoch grundlegende Etikette-Regeln. Respektieren Sie die Zeit Ihrer Teamkollegen und bleiben Sie engagiert.
- Webinare und Großveranstaltungen:Bleiben Sie stumm, sofern Sie nicht zum Sprechen aufgefordert werden, nutzen Sie die Frage-und-Antwort-Funktionen angemessen und verlassen Sie die Sitzung nicht ohne triftigen Grund vorzeitig.
- Zeitzonenübergreifende Treffen:Erkennen Sie die Unannehmlichkeiten an, die mit der Planung verschiedener Zeitzonen verbunden sind, und drücken Sie Ihre Wertschätzung gegenüber Teilnehmern aus, die zu ungewöhnlichen Zeiten teilnehmen.
Aufbau einer Kultur respektvoller virtueller Kommunikation
Letztendlich geht es bei der Etikette für virtuelle Meetings um Respekt, für die Zeit Ihrer Kollegen, ihren Fokus und das gemeinsame Ziel einer produktiven Zusammenarbeit. Wenn jeder Teilnehmer vorbereitet, engagiert und rücksichtsvoll zu einem Meeting kommt, profitiert das gesamte Team davon. Die Produktivität steigt, Beziehungen werden gestärkt und die Qualität der Entscheidungen verbessert sich.
Da Remote- und Hybridarbeit den modernen Berufsbereich weiterhin bestimmen, werden diejenigen, die die Kunst der virtuellen Kommunikation beherrschen, einen deutlichen Vorteil haben. Beginnen Sie noch heute mit der Implementierung dieser Best Practices und ermutigen Sie Ihr Team, dasselbe zu tun. Kleine Verhaltensänderungen können die Qualität und Effektivität jedes virtuellen Meetings, an dem Sie teilnehmen, erheblich beeinträchtigen.
Wir glauben, dass digitale Exzellenz über Kampagnen und Analysen hinausgeht; Dazu gehört die Art und Weise, wie Sie bei jeder beruflichen Interaktion kommunizieren, zusammenarbeiten und sich präsentieren, sei es persönlich oder am Bildschirm.